በግለሰቦች እና ህጋዊ አካላት በተለያዩ እንቅስቃሴዎች ውስጥ በሩሲያ ፌዴሬሽን ግዛት ውስጥ የተፈቀደው የሰነድ ምደባ ስርዓት ጥቅም ላይ ይውላል። ወረቀቶችን ማጠናቀር, ማከማቸት, ማሰራጨት እና ጥቅም ላይ መዋሉ የሚከናወነው እንደ የቢሮ ሥራ ባሉ የትምህርት ዓይነቶች ነው. በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ሁሉንም ገፅታዎቹን እናጠናለን. የሰነዶችን ፅንሰ-ሀሳብ እና ምደባ፣ ተግባራቸውን እና የችግሩን ሌሎች ገጽታዎች ግምት ውስጥ ያስገቡ።
የቢሮ ስራ፡ አጠቃላይ ድንጋጌዎች
ሲጀመር የሰነድ ድጋፍ ልዩ የተግባር መስክ መሆኑን ልብ ሊባል የሚገባው ሲሆን ይህም የወረቀት ዲዛይን፣ አደረጃጀት፣ ማከማቻ እና ሂደትን ያካትታል። ሰነዱ እንዴት እንደሚታይ እና በውስጡ ያለው መረጃ, ከእሱ ጋር ያለው የሥራ አደረጃጀት እንዴት እንደሚተገበር, አንድ ወይም ሌላ የአስተዳደር ውሳኔን ለመወሰን ወቅታዊነት እና ትክክለኛነት, በተወሰነ ደረጃ አስፈላጊነት ላይ የተመሰረተ ነው. ወረቀቶች የኢንተርፕራይዞችን, ኩባንያዎችን, ድርጅቶችን እንቅስቃሴ ግምት ውስጥ ያስገባሉ እና ያንፀባርቃሉ. ከዚህ ጋር ተያይዞመዝገብ መያዝ እንደ ህግ ማዘዣ ሆኖ ያገለግላል። በኦዲት ሂደት ውስጥ፣ በመጀመሪያ፣ የኩባንያውን እንቅስቃሴ የሚመዘግቡ ሰነዶች ሊከለሱ ይችላሉ።
የህግ አውጭ መዋቅር
የሰነዶቹን ዓይነቶች እና ምደባቸውን ከመመርመርዎ በፊት እራስዎን ከህግ አውጭው መዋቅር ጋር በደንብ እንዲያውቁት ይመከራል። ስለዚህ, መረጃን እና ጥበቃውን የሚቆጣጠረው የፌደራል ህግ, መረጃን የመመዝገብ ግዴታን ያስቀምጣል እና በርካታ መሰረታዊ መቼቶችን ይገልጻል. የተሰየመው መደበኛ ድርጊት የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂዎችን ልማት እና ቀጣይ አጠቃቀም ላይ የሚነሱ ግንኙነቶችን ለመቆጣጠር የታሰበ ነው። የግዴታ ሰነዶች በሌሎች ህጎች የተመሰረቱ መሆናቸውን ልብ ሊባል ይገባል. በተለይም የሩስያ ፌደሬሽን የፍትሐ ብሔር ህግ ለድርጊቶች የህግ ማዕቀፍ እና ለቢሮ ስራዎች ተጓዳኝ አሰራርን ይወስናል. የሩስያ ፌደሬሽን የግብር ኮድ መደበኛ የግብር ወረቀቶችን ያቋቁማል, ይህም ከሰነዶች ምደባዎች ውስጥ አንዱ ነው. በእነሱ በኩል የሒሳብ አያያዝ ለግለሰቦች እና ድርጅቶች የንግድ ሥራ እንዲሁም የታክስ ክፍያዎች እና ለክፍለ ግዛት በጀት የሚደረጉ ክፍያዎች ወቅታዊነት ይሰጣል።
ከዚህ በተጨማሪ የአሁኑ ህግ የወረቀት ናሙናዎችን ይገልፃል። ስለዚህ የሩስያ ፌዴሬሽን የፍትሐ ብሔር ህግ ለተዋዋይ ኮንትራቶች, ስምምነቶች, ቻርተሮች, ወዘተ ይዘት እና ስብጥር መስፈርቶችን ያቀርባል. ደንቦቹ ዛሬ ጥቅም ላይ የዋሉትን የተለያዩ ዘዴዎችን በመጠቀም የሚላኩ ሰነዶችን ቅጾች ያዘጋጃሉ።
የ RF ሰነዶች ምደባ
የሩሲያ ፌዴሬሽን የቢሮ ሥራ አስተዳደራዊ ስርዓት የባለብዙ ደረጃ ተፈጥሮ ምደባን እንደሚያካትት ልብ ሊባል ይገባል። በበለጠ ዝርዝር ውስጥ ግምት ውስጥ ማስገባት ተገቢ ነው. ዋናው የሰነዶች ምደባ የሚከተሉትን ክፍሎች መኖሩን ይገምታል፡
- ድርጅታዊ እና አስተዳደራዊ ወረቀቶች። እዚህ ውሳኔዎችን፣ ፕሮቶኮሎችን፣ መመሪያዎችን፣ ቻርተሮችን፣ ትዕዛዞችን፣ ድንጋጌዎችን ማካተት ተገቢ ነው።
- የአጠቃላይ ተፈጥሮ ሰነዶች ምደባ ውስጥ የተካተቱ የማጣቀሻ እና የመረጃ ወረቀቶች። እያወራን ያለነው ስለ ሰርተፊኬቶች፣ ማስታወሻዎች፣ ድርጊቶች፣ ቴሌግራሞች፣ ደብዳቤዎች እና የመሳሰሉት ነው።
- እንደ ሰራተኞቹ። ይህ የሰነዶች ምደባ መግለጫዎችን፣ የስራ መጽሃፎችን፣ ባህሪያትን፣ ኮንትራቶችን፣ ትዕዛዞችን ወዘተ
እንደሚያካትት ልብ ማለት ያስፈልጋል።
እንደ ግለሰብ፣ አብነት እና ስታንዳርድ ያሉ የሰነድ ዓይነቶችን ለይቶ ማውጣት የተለመደ ነው። የቀረቡት ናሙናዎች የሰነድ ምደባቸውን በዓላማ ያካትታሉ።
ሌሎች የሰነዶች አይነቶች
ሰነዶች በይዘት ቀላል ወይም ውስብስብ ሊሆኑ እንደሚችሉ ማወቅ ተገቢ ነው። ተቀባይነት ባለው ቦታ ላይ የሂሳብ ሰነዶች ምደባ የውጭ እና የውስጥ ወረቀቶች መኖራቸውን ያመለክታል. በመነሻነት በመመዘን የግል እና ኦፊሴላዊ ሰነዶችን ይለያሉ. በመደርደሪያው ሕይወት መሠረት, ዋስትናዎችን ወደ ቋሚዎች, እንዲሁም ከ 10 ዓመት በላይ ወይም ከዚያ በታች መመደብ የተለመደ ነው. በአደባባይ ምልክት መሰረት, ሚስጥራዊ እና ሚስጥራዊ ያልሆኑ ወረቀቶች መኖራቸውን የሚያመለክት ልዩ የቁጥጥር ሰነዶች ምደባ ተወስዷል. የመጀመሪያው ቡድን ሚስጥራዊ እና ሙሉ በሙሉ እንደሚያካትት መታከል አለበትሚስጥራዊ ሰነዶች. እንደ ቀረጻ ዘዴው በድምፅ፣ በእጅ የተጻፈ፣ በኤሌክትሮኒክስ፣ በግራፊክ፣ በፎቶግራፍ እና በፊልም ቁሶች ወዘተ መካከል ያለውን ልዩነት መለየት የተለመደ ነው። የመጨረሻው ቡድን በባህሪያት የሰነዶች ምደባ ተብሎም ይጠራል።
አስቸኳይ እና አስቸኳይ ያልሆኑ ሰነዶች
ደህንነቶች ወደ አስቸኳይ እና አስቸኳይ ያልሆኑ ሊመደቡ ይችላሉ። እንደ ደረጃዎች, ረቂቆችን, ጥራጣዎችን, ዋናዎችን (በሌላ አነጋገር ኦሪጅናል), እንዲሁም ቅጂዎችን መለየት የተለመደ ነው. የስቴት ተፈጥሮ ሰነዶች በተለየ ምድብ ውስጥ ተካትተዋል. አሁን ባለው ህግ መሰረት፣ ስልጣን የተሰጣቸው መዋቅሮች መመሪያዎችን፣ ትዕዛዞችን፣ መመሪያዎችን፣ ትዕዛዞችን፣ ውሳኔዎችን፣ አዋጆችን እና ውሳኔዎችን ይሰጣሉ።
ዋና ሰነድ
ከላይ ትልቅ መጠን ያለው የአንደኛ ደረጃ ሰነዶችን ምድብ ለየብቻ ማጤን ተገቢ ነው። ይህ በምርምር ፣በልማት ፣በምልከታ እና በሌሎች ማህበራዊ እንቅስቃሴዎች ሂደት የተገኙ የጀርባ መረጃ ያላቸው ወረቀቶችን ያጠቃልላል። በሂሳብ ክፍል ውስጥ ያሉት ዋና ሰነዶች ኢኮኖሚያዊ ጠቀሜታ ያላቸውን ተግባራት በሚተገበሩበት ጊዜ የተፈጠሩ መሆናቸውን ልብ ሊባል ይገባል። የተወሰኑ እውነታዎችን እንደ ማስረጃ ወይም ማስረጃ ሆኖ ያገለግላል። የምንጭ ወረቀቶች ቡድን ለምሳሌ የምስክር ወረቀቶች, ድርጊቶች, ደረሰኞች, ዋስትናዎች, ወዘተ. ለአብዛኛዎቹ, ልዩ የተዋሃዱ ቅጾች ይጸድቃሉ. ለምሳሌ፣ እስካሁን ድረስ፣ ለንግድ ሥራዎች፣ ቋሚ ንብረቶች፣ የገንዘብ ሰፈራዎች እና የጉልበት ሥራዎች ልዩ የሰነድ ዓይነቶች ተቋቁመዋል።
የሰነድ ዝርዝሮች
ለተወሰነ ወረቀት የተዋሃደ ቅጽ ከሌለ በድርጅቱ ውስጥ የውስጥ ቅፅ ይመሰረታል። ቢሆንም፣ በማንኛውም ሁኔታ የተወሰኑ ዝርዝሮች እዚያ መገኘት አለባቸው፡
- የሰነድ ስም።
- የተጠናቀረበት ቀን።
- የድርጅት ስም።
- የኢኮኖሚ ፋይዳው አሠራር ምንነት።
- የመለኪያ መሳሪያዎች።
- እንደ ሀላፊነት የሚሰሩ ሰራተኞች ዝርዝር።
- የተፈቀደላቸው ሰራተኞች የግል ፊርማዎች።
የውስጥ ቢሮ ስራ
በመዋቅሩ አስተዳደር መመሪያ እና በገለልተኛ ክፍል ኃላፊዎች ተነሳሽነት የተለያዩ ድንጋጌዎችን ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው. ይህ የወረቀት ማቧደን መደበኛ እና ግለሰባዊ ድርጊቶችን ያካትታል። የኋለኛው ይዘት በዋናነት የኩባንያው ድርጅታዊ መዋቅር አካል ከሆኑት የአስተዳደር ክፍሎች, ክፍሎች, አውደ ጥናቶች ጋር እንደሚዛመድ ልብ ሊባል ይገባል. የተለመዱ ሰነዶች፣ እንደ አንድ ደንብ፣ የዋናውን ምርት ወርክሾፖች ይመለከታል።
የረቂቅ ደንቡ በተቋራጭ የተቋቋመ መሆኑን እና ከዚያ በኋላ ከኩባንያው የህግ ክፍል ጋር የተስማማ መሆኑን ማወቅ አለቦት። ተቃውሞዎች ወይም አስተያየቶች ከተነሱ, በተለየ ወረቀት ላይ ወይም አሁን ባለው ሁለተኛ ቅጂ ላይ ተገልጸዋል. በድርጅቱ ውስጥ የአስተዳደር ተፈጥሮ ቁልፍ ተግባር የዳይሬክተሩ ትዕዛዝ ነው. በዚህ ሰነድ በመታገዝ የአወቃቀሩን እንቅስቃሴ ሂደት, ውሳኔዎችን እና መመሪያዎችን, የተለያዩ አይነት ዝግጅቶችን, የስራ ውጤቶችን ወይም የኦዲት ውጤቶችን ማዘጋጀት ይቻላል.
ሪፖርት፣ ገላጭ እና የአገልግሎት ማስታወሻ
ማስታወሻ አንድ የተወሰነ እውነታ ወይም ጉዳይ፣ መደምደሚያ ወይም ሀሳብ የሚገልጽ ሰነድ ነው። ወደ ድርጅቱ አስተዳደር ወይም ከፍተኛ መዋቅር ሊላክ እንደሚችል ማወቅ ጠቃሚ ነው. ማስታወሻ በኩባንያው ውስጥ ካሉት የውስጥ የደብዳቤ ዓይነቶች አንዱ እንደ ደብዳቤ ዓይነት መረዳት አለበት። እንደ ደንቡ ፣ ከመዋቅር ክፍሎች ወደ ማንኛውም የኩባንያው አድራሻ ተልኳል። እዚህ ያለው ልዩነት ቀጥተኛ መመሪያ ነው. ማስታወሻ በአንድ የተወሰነ ኩባንያ ባለሥልጣን ሊላክ እንደሚችል ግምት ውስጥ ማስገባት ያስፈልጋል. የተሰየመው ሰነድ እንደ መረጃ ሰጭ፣ ንቁ ወይም ሪፖርት ማድረግ ይችላል።
የማብራሪያ ማስታወሻ እንደ ዋናው ድርጊት (ፕሮግራም፣ ዘገባ፣ እቅድ) አንዳንድ ድንጋጌዎች ይዘት ማብራሪያ ሆኖ የሚያገለግል ወረቀት ተደርጎ መወሰድ አለበት። በተጨማሪም፣ ከአመራሩ የሚወጡ መመሪያዎችን አለመፈጸም ወይም የስነስርዓት ጥሰት ምክንያት የሆኑትን ምክንያቶች ማስረዳት ትችላለች።
መመሪያዎች
መመሪያዎች በአሁኑ ጊዜ በሁለት ቡድን ተከፍለዋል። በመጀመሪያው ምድብ ውስጥ የተካተቱ ሰነዶች በአንድ ድርጅት ውስጥ አንድ የተወሰነ ሂደትን የማካሄድ ሂደትን ይቆጣጠራሉ, ባለሥልጣኖች, ክፍሎች እና ሌሎችም ይሳተፋሉ. የተወሰኑ ሰራተኞችን መብቶች, ግዴታዎች, ኃላፊነቶች እና ተግባራት የሚወስኑት የሥራ መግለጫዎች (ሁለተኛው ቡድን) መሆኑን ልብ ሊባል ይገባል. እነዚህ ወረቀቶች የትእዛዞች እና ህጎች መመሪያዎች (አዋጆች, ትዕዛዞች, ወዘተ) መፈፀም ያለባቸውን የአሠራር ሂደት እንደ ማብራሪያ ሊያገለግሉ ይችላሉ. ያንን የሥራ መግለጫዎች መጨመር አለበትቋሚ ወይም ቋሚ ቆይታ ሊሆን ይችላል. ሆኖም ግን፣ የዘላለማዊ ዋስትናዎች በየ3-5 ዓመቱ ይገመገማሉ እና ይገመገማሉ።
ማጠቃለያ
ስለዚህ ፅንሰ-ሀሳቡን፣ የሴኪውሪቲ ዋና ዋና ምደባዎችን እና ሌሎች የርዕሱን ገጽታዎች ተመልክተናል። በማጠቃለያው ዛሬ በሩሲያ ፌደሬሽን ግዛት ውስጥ የቢሮ ሥራ በአግባቡ የተገነባ ምድብ መሆኑን ልብ ሊባል ይገባል. አሁን ባለው የሰው ልጅ ሕይወት ደረጃ, ይህ እንቅስቃሴ አስፈላጊ ሰነዶችን ብቁ እና ወቅታዊ ምስረታ ማረጋገጥ, እንዲሁም ከድርጊቶች ጋር ሥራን ማደራጀት (ይህም መቀበል, ማስተላለፍ, ማቀናበር, ማዘጋጀት, መቆጣጠር, ማከማቸት, መመዝገብ, ማደራጀት, ማደራጀት, መዘጋጀትን ያካትታል). በማህደር ማስቀመጥ እና ማጥፋት). የቢሮ ቴክኖሎጅ ደንቡ በበርካታ አካባቢዎች መሰረት ተተግብሯል. ስታንዳርድላይዜሽን፣ ህግ አውጭ ደንብ፣ እንዲሁም ህጋዊ እና ተቆጣጣሪ እና ዘዴዊ አገራዊ ጠቀሜታ ያላቸው ተግባራትን መመስረትን ማካተት ተገቢ ነው።
በአንድ ወይም በሌላ መንገድ፣ አደረጃጀቱ እና ተከታዩ መዝገብ አያያዝ ልዩ ችሎታዎች እና ሙያዊ ዕውቀት የግዴታ መኖርን ይጠይቃል። ስለዚህ, በኩባንያዎች ውስጥ ለዚህ ሥራ ትግበራ, ተገቢ ክፍሎች ወይም አገልግሎቶች ተፈጥረዋል. በትናንሽ ድርጅቶች ውስጥ ፀሐፊዎች በቢሮ ሥራ ላይ እንደሚሳተፉ ልብ ሊባል የሚገባው ጉዳይ ነው, እና በዋና ኃላፊው የተፈቀዱ ሰራተኞች ለድርጅቱ ሰነዶች ሁኔታ ተጠያቂ ናቸው. ያም ሆነ ይህ, እያንዳንዱ የሰነዶች ስብስብ ቦታ ሊኖረው ይገባል. ብዙውን ጊዜ በልዩ የእሳት መከላከያ ካቢኔዎች ውስጥ ይከማቻሉ. እናበመጨረሻም፣ ሰራተኞቻቸው ተገቢ ባልሆነ መዝገብ እንዲያዙ የቅጣት እርምጃ ሊወሰድባቸው ይችላል። ይህ እውቀት በተግባር ሲተገበር መታወስ አለበት።
