ጽሑፉ እንደ መጪ እና ወጪ ሰነዶች፣ የሰነድ ፍሰት እና አወቃቀሩ፣ የሰነድ ፍሰቱ፣ ሁነታው እና ሳይክልነቱ፣ የውስጥ እና የውጭ ሰነዶች ማብራሪያዎችን ይሰጣል። አስፈላጊውን መረጃ የማድመቅ መንገዶች እና በአሁን ጊዜ ጉዳዮች እና ማህደሮች በቢሮ ስራ ወቅት ተሰጥተዋል።
የሰነድ ፍሰቶች አይነት
በዚህ በመረጃ ዘመን ውስጥ ያለ ሰነድ የማምረት ፣የፍጆታ ፣የቁጥጥር እና የማከፋፈያ መዋቅር አሰራርን መገመት አይቻልም። በዛሬው የኢንፎርሜሽን ወረቀት እና በኤሌክትሮኒካዊ ቡም ውስጥ ከሰነድ ጋር መሥራት ከጊዜ ወደ ጊዜ ውስብስብ እየሆነ መጥቷል። የመረጃ አጓጓዦች እየተቀያየሩ ነው፣ እሱን የሚያስኬዱ ሰዎች እየተቀየሩ ነው፣ መረጃን ለመጠቀም የሕግ መስክ እየተቀየረ ነው። የሰነዱ ፍሰት ጽንሰ-ሀሳብ እና መዋቅር እንዲሁ ሊለወጥ ይችላል።
ሰነድ እንደ የሰነድ ፍሰት አሃድ
አንድ ሰነድ በማንኛውም ቁሳዊ ነገር መልክ የተቀዳ መረጃ ነው። አንድ ሰነድ ፎቶ፣ ቪዲዮ፣ የድምጽ ቀረጻ እንጂ መጥቀስ የለበትምየወረቀት ሚዲያ እና ፋይሎች. ነገር ግን አንድ ሰነድ ሰነድ የሚሆነው ብዙ አስፈላጊ መስፈርቶች ካሉት ብቻ ነው። እነዚህ መስፈርቶች ዝርዝሮች ተብለው ይጠራሉ እና ለአንዳንድ የሰነድ ዓይነቶች በሕግ ወይም በመመሪያዎች የተቋቋሙ አስገዳጅ ባህሪያት ናቸው. ለድርጅታዊ እና አስተዳደራዊ ሰነዶች ምዝገባ, ለምሳሌ GOST R 7.0.97-2016 አለ. በጣም አስፈላጊ ከሆኑ ዝርዝሮች አንዱ የሰነዱ ቀን ነው (አንዳንድ ጊዜም እንኳ)።
የሰነድ ፍሰት ምንድን ነው
የሰነድ ፍሰት በመረጃ መፍጠሪያ ነጥቦች፣በመረጃ ማቀነባበሪያ ነጥቦች፣በመረጃ ማከማቻ ቦታዎች እና በመረጃ ቀጥተኛ ተጠቃሚዎች መካከል የሚደረግ የሰነዶች እንቅስቃሴ ነው። የሰነድ ፍሰቶች በሰነዶች አይነት እና ይዘታቸው፣ ሁነታ እና ዑደታዊነታቸው፣ የመንቀሳቀስ ዘዴዎች፣ ወዘተበጣም የተለያዩ ናቸው።
በድርጅት ውስጥ ያሉ የሰነድ ፍሰቶች (ኢንተርፕራይዞችም ማለት ነው) በአቅጣጫ ወደ ገቢ እና ወጪ ተከፍለዋል። ከሰነዶች ጋር አብሮ በመስራት ላይ ስህተቶችን እና ግራ መጋባትን ለማስወገድ እያንዳንዱ አይነት ፍሰት ከሌላው መለየት አለበት።
የገቢ ሰነድ ፍሰት ወደ ድርጅቱ የሚመጡ ሰነዶችን በፖስታ፣ በኢሜል፣ በዓላማ (በፖስታ) የሚመጡ ሰነዶችን ያካትታል። በመግቢያው ላይ ያሉ ሰነዶች መደርደር አለባቸው, አላስፈላጊ - ወደ መጣያ ይወገዳሉ. አስፈላጊ ወይም ምናልባትም አስፈላጊ ሰነዶች በመጽሔቶች (በወረቀት ወይም በኤሌክትሮኒክስ) ውስጥ መመዝገብ አለባቸው የተቀበሉት ቀን, የሰነዱ ስም እና ዝርዝሮቹ (የሰነዱ ቀን, የላኪው ስም, ወዘተ) የሚያመለክቱ ድርጅታዊ አሃዶች ናቸው. ሰነዱ ተልኳል።
የወጪ ሰነድ ፍሰት የተፈጠሩ እና ሰነዶችን ያቀፈ ነው።በድርጅቱ የተሰጠ ወይም የሚሰራ። ሁሉም የወጪ ሰነዶች የመለያ ቁጥር መሰጠት አለባቸው, አስፈላጊ ዝርዝሮች መኖራቸውን እና ትክክለታቸውን ማረጋገጥ አለባቸው, ቀኑን በሚያመለክቱ መጽሔቶች ውስጥ መመዝገብ አለባቸው (በደንቡ, ይህ ሰነዱ የተፈረመበት ቀን ነው), የወጪ ቁጥር እና ሰነዱን ያዘጋጀው የመምሪያው ኮድ።
የሰነዱን ፍሰት ወዲያውኑ ለማካሄድ የማይቻል ከሆነ (በከፍተኛ ጭማሪው) ብዙ ጊዜ ለድርጅቱ ከፍተኛ ወጪ የሚጠይቁ ስህተቶችን እና መዘግየቶችን ለማስወገድ ሰነዶችን የሚያዘጋጁ ሰራተኞችን ቁጥር መጨመር አስፈላጊ ነው።
የሰነድ ፍሰቶች ዓይነቶች በጣም የተለያዩ ሊሆኑ ይችላሉ፣ ሁሉም በድርጅቱ እንቅስቃሴ አይነት እና በስራው ዘዴዎች ላይ የተመሰረተ ነው።
ለትላልቅ ድርጅቶች እና ኢንተርፕራይዞች፣ በትክክል የተዋቀረ የሰነድ ፍሰት ልክ እንደ ቁሳቁስ ወይም ምርቶች ፍሰት አስፈላጊ ነው። ለትልቅ የሰነድ ፍሰቶች ዶክመንተሪ የቴክኖሎጂ ሂደቶች እንኳን ተዘጋጅተው ይተገበራሉ።
የውጭ እና የውስጥ ሰነድ ፅንሰ-ሀሳብ
በድርጅት ውስጥ ከገቢ እና ወጪ መረጃ በተጨማሪ ውስጣዊ፣ ማለትም በድርጅቱ ውስጥ ብቻ የተፈጠረ እና ጥቅም ላይ የዋለ መረጃ. ይህ መረጃ በተወሰነ ደረጃ ሚስጥራዊነት ሊኖረው ይችላል እና በተመሳሳይ ክፍል ውስጥ እንኳን በይፋ አይገኝም። በተመሳሳዩ ድርጅት ክፍሎች መካከል የደብዳቤ ልውውጥ ብዙውን ጊዜ ተቀባይነት የለውም። ለሰነድ ግንኙነት, በመምሪያው ኃላፊዎች የተፈረመ የአገልግሎት ማስታወሻዎች (ሪፖርቶች, ገላጭ ማስታወሻዎች, የምስክር ወረቀቶች) የሚባሉት ጥቅም ላይ ይውላሉ. ውስጥ ከማስታወሻዎች በተጨማሪድርጅቶች ትዕዛዞችን፣ መመሪያዎችን፣ የምስክር ወረቀቶችን፣ የቴክኒክ ሰነዶችን እና ሌሎች ሰነዶችን ይሰራሉ።
በእነዚህ ምክንያቶች የዉስጥ ሰነዱ ፍሰቱ ሚስጥራዊ መረጃ ወደ ህዝባዊ ቦታ እንዳይገባ በቁርጭምጭምታም ሆነ በከፊልም ቢሆን በግልፅ ቁጥጥር ሊደረግበት ይገባል። ስለዚህ, ውስጣዊ መረጃ ከድርጅቱ በላይ ለመሄድ የታሰበ አይደለም, እና አንዳንድ ጊዜ ከአንድ ክፍል ወሰን በላይ. በዚህ ሁኔታ, እንዲህ ዓይነቱ መረጃ ከመምሪያው ወደ ክፍል የሚተላለፈው በመምሪያው ኃላፊ ፈቃድ ብቻ ነው, እና በሚተላለፉበት ጊዜ (የድርጅቱ መዝገብ ቤት እንኳን ሳይቀር) በልዩ መጽሔቶች ውስጥ ተቀባይውን የሚያመለክት እና የመቀበል ስልጣኑን የሚያረጋግጥ ነው. ከሰነዶች ጋር ለመስራት ፍቃድ)
የሰነድ ፍሰት መለኪያዎች
የሰነድ ፍሰት በሚከተሉት መለኪያዎች የሚለይ ውስብስብ ስርዓት ነው፡
- ይዘት (ወይም ምን ተግባራትን ያከናውናል)፤
- መዋቅር፤
- ሁነታ እና ዑደታዊነት፤
- አቅጣጫ፤
- ጥራዝ፤
- ሌላ።
ይዘት ወይም ተግባር
ይህ የሰነድ ፍሰት መለኪያ በድርጅቱ የሚጠቀማቸው ሰነዶች ዝርዝር እና በእነዚህ ሰነዶች ውስጥ የተካተቱት መረጃዎች ስብጥር ነው። ይህ ዋጋ ለትንሽ ድርጅቶች ቋሚ ነው ተግባራቶቻቸው በጣም ልዩ እና በጊዜ ሂደት ቋሚ ናቸው (ብዙውን ጊዜ እነዚህ ፍርድ ቤቶች, ማህደሮች, መዝገቦች እና ሌሎች የምርት ያልሆኑ ድርጅቶች ናቸው). ለአብዛኛዎቹ ድርጅቶች, በተለይም ለአምራችነት, የሰነድ ፍሰቱ ወደ ውስጥ የሚቀየር ቋሚ ያልሆነ እሴት ነውበተለያዩ ለውጦች ላይ በመመስረት፡ የእንቅስቃሴ አይነት፣ አጋሮች፣ ቴክኖሎጂዎች፣ ቁሳቁሶች፣ ህግ እና ሌሎች የምርት እና ጊዜያዊ ለውጦችን ለመለወጥ የሚያስፈልጉ መስፈርቶች።
የሰነድ ፍሰት መዋቅር
የስራ ሂደቱ ፅንሰ-ሀሳብ እና አወቃቀሩ የሰነዶች አመዳደብ እና አመዳደብ በተሰጠባቸው ባህሪያት ሊገለፅ ይችላል, አጠቃላይ የአቀማመጥ ስርዓቱ በድርጅቱ ሰነዶች የማጣቀሻ መሳሪያዎች ውስጥ ይመሰረታል. በተለምዶ፣ እንደዚህ አይነት መዋቅር ከሰነዱ ፍሰት አይነት እና አላማ ጋር ይዛመዳል።
ሁነታ እና ዑደቶች
እነዚህ መለኪያዎች በጊዜ ሂደት የሚመጣውን የመረጃ ጭነት ለውጦች ይወስናሉ። ይህ ለምሳሌ በትምህርት ተቋሙ የአመልካቾች የግል ማህደር በመግቢያ ዘመቻ ወቅት ወይም በክፍለ-ጊዜው እና በምረቃው ወቅት ከተማሪዎች ሰነዶች ጋር ያለው የስራ መጠን በከፍተኛ ሁኔታ መጨመር ነው።
እንደዚህ አይነት ለውጦች ከድርጅቱ የውስጥ ዜማዎች ጋር የሚዛመዱ እና አብዛኛውን ጊዜ የሚገመቱ እና የታቀዱ ናቸው።
በሰነድ ፍሰት አቅጣጫ ላይ ያሉ ለውጦች
እነዚህ ለውጦች ከመረጃ ማቀናበሪያ ክፍል ስራ ይዘት ጋር የተያያዙ ናቸው። እነዚህ ሰነዶች የመመዝገቢያ መንገዶች, የሰነዶች አፈፃፀም ቀነ-ገደቦችን የመቆጣጠር ዘዴዎች, ከእነሱ ጋር መተዋወቅ እና በተለይም የተለያዩ ሰነዶችን ማፅደቅ እና ማስተባበር ላይ ልዩነቶች ናቸው. በሰነድ ፍሰት አቅጣጫ ላይ የሚደረጉ ለውጦች በድርጅቶች መዋቅር እና አቅጣጫ ላይ በሚደረጉ ውስጣዊ ለውጦችም ተጽእኖ ይኖራቸዋል።
የሰነድ ፍሰት መጠን
የሰነድ ፍሰት መጠን መጠኑ ነው።ሰነዶች (ሁለቱም ኦሪጅናል እና ቅጂዎች) ፣ በሰነዶቹ ብዛት እና በሉሆች ፣ በገጸ-ባህሪያት ፣ በአፈፃፀሙ ብዛት እና ሰነዱ የተስማማባቸው ሰዎች ሊገለጹ ይችላሉ። ለምሳሌ፣ በውል ለመስማማት የሚያስፈልግህ ወይም የምትፈርምባቸው የአጋር ድርጅቶች ብዛት።
የድርጅቱ የስራ ሂደት በሁሉም ፍሰቶች ውስጥ ያሉትን አጠቃላይ የሰነዶች ብዛት ያካትታል።
በድርጅት ውስጥ ካለው የሰነድ ፍሰቶች ጋር የስራ መሻሻል
ይህን ስራ ለማሻሻል አጠቃላይ የወረቀት ስራ ሂደትን ማጥናት፣ ሂደቱን በቴክኖሎጂ ብቁ የሚያደርጉ ግልጽ ምክሮችን ማዘጋጀት ያስፈልጋል፡ ከሰነዶች ጋር ሲሰሩ ማባዛትን ያስወግዱ፣ ከሱ ጋር ተያያዥነት በሌላቸው ክፍሎች የሰነድ ማጽደቂያን አያካትቱ። የሰነዱ ፍሰቱ በትልቁ፣ የድርጅቱ አስተዳደራዊ መሳሪያ ወይም ቢያንስ አብዛኛው ይጫናል።
የሰራተኞችን ስራ በሰነዶች ከማሻሻል ዋና ዋና ነጥቦች አንዱ በሁሉም የሰነድ ፍሰት ደረጃዎች ሙያዊ ስልጠና ደረጃ ፣የሰራተኞች ምርጥ የስራ ጫና ፣በየክፍል ውስጥ ከሰነድ ጋር ግልፅ የስራ ደንብ ነው።
ከትላልቅ የሰነድ ፍሰቶች ጋር ያለው ደንብ እና ደረጃውን የጠበቀ ሜካናይዜሽን እና የቢሮ አውቶሜትሽን ለመጠቀም ያስችላል፣ ከሰነዶች ጋር የሚሰሩ ሰራተኞችን ቁጥር ወደ ጥሩው ቁጥር ይቀንሳል።
እንደ አለመታደል ሆኖ ስለ የሰነድ ፍሰት መጠን መረጃ አብዛኛውን ጊዜ የሚገመተው ፍጽምና የጎደላቸው የሂሳብ አያያዝ ዘዴዎች ነው።
መሠረታዊለሰነድ ፍሰት የዘመናዊነት መስፈርቶች
- መደበኛነት። በሰው እንቅስቃሴ ውስጥ ያለው የመረጃ ፍሰት ማንኛውም መጨናነቅ ወይም ውድቀት አጠቃላይ ስርዓቱን ወደ መቋረጥ ያመራል። የሰነዶች መጠን መጨመር አስቀድሞ ግምት ውስጥ መግባት እና መታቀድ አለበት።
- መቆጣጠር። የመረጃ ፍሰቱ መተዳደር ይችላል እና መተዳደር አለበት። የቢሮው አሠራር የተረጋጋ ብቻ ሳይሆን በሥራ ላይም ተለዋዋጭ መሆን አለበት; ሰራተኞች በሁሉም የቢሮ ስራዎች ላይ በአለምአቀፍ ደረጃ የሰለጠኑ መሆን አለባቸው።
- በሠራተኛ ምክንያታዊነት፣ ሜካናይዜሽን እና አውቶሜሽን አማካኝነት የስራ ፍሰትን ውጤታማነት በየጊዜው ማሻሻል።
- የመሄጃ-የቴክኖሎጅ ካርታዎች የሰነዶች እንቅስቃሴ የግዜ ገደቦች፣ ፈጻሚዎች፣ ወዘተ በመደበኛነት ማሰባሰብ እና ማዘመን።
- የሰነዶች መመዘኛዎች፣የአቀነባበሮቻቸው ዘዴዎች፣ትክክለኛው ማህደር ማስቀመጥ፣የእያንዳንዱ ሰነድ የማከማቻ ስፍራዎች መጠየቂያ ሰነዶች ፍለጋን ያፋጥናል እና ከእነሱ ጋር ይሰራል።
